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Problem

International und dezentral organisierte Unternehmen verfügen meist über Kontrollsysteme, die Vermögens- und Imageschäden verhindern sollen. Verhaltenscodizes und Richtlinien leiten die Mitarbeiter und Abteilungen zu einem ethisch korrekten Verhalten an.

Wie aber erhält das Management und der Compliance Officer aktuelle und vollständige Informationen über bereits eingetretene oder wahrscheinliche Risiken, bereits laufende Rechtsstreitigkeiten, erlassen Bußgeldbescheide oder wirksam gewordene Vertragsstrafen? Und wie kann festgestellt werden, ob alle relevanten Fälle in der dezentralen Organisation überhaupt erkannt und erfasst wurden?

Zielsetzung
  • Einfache Report-Generierung und Daten-Analyse
  • Beschleunigung von Entscheidungen
  • Vermeidung doppelter Dateneingabe
  • Reduzierung manueller Kommunikation
  • Erzwingung einer konsistenten, strukturierten Dateneingabe
  • Reduzierter IT-Aufwand (keine Client- Installation erforderlich)

Lösung

Das Risk Reporting Cockpit unterstützt die Mitarbeiter bei der Erfassung der relevanten Daten, und gibt dem Management und dem Compliance Officer zu jeder Zeit einen Überblick über die aktuelle Lage, ohne dass es eines gesonderten Aufwandes zum Erfassen und Auswerten der Daten bedarf.

Ein Report-Generator mit vielfältigen Selektions- und Sortier-Kriterien erlaubt z.B. zu erkennen, ob ein Tochterunternehmen oder eine Länderorganisation ein Risiko regelmäßig erst dann meldet, wenn der Schadensfall bereits eingetreten ist.

Das Risk Reporting Cockpit leistet damit als „single source of truth“ einen nachhaltigen Beitrag für das Risikomanagement und die Konzernsicherheit und eine fakten-basierende Grundlage für die Finanzplanung und evtl. zu bildende Rückstellungen.

Das Risk Reporting Cockpit erlaubt die Darstellung von Risikofällen:

  • Geografisch: firmenweite Konsolidierung, oder selektiert nach Landesorganisation, Geschäftsbereich, Abteilung
  • Risiko-Details: verantwortliche Organisation und Mitarbeiter, Risiko-Typ (z.B. Produkthaftung, Vertragsstrafe, arbeitsrechtliche Auseinandersetzung), Einschätzung der Schadenshöhe und der Eintrittswahrscheinlichkeit, rechtliche Vertretung, Status
  • Zeitlicher Verlauf

Dies is verfügbar in Echtzeit, ohne hektische Faktensuche bei „überraschend“ eintretenden Fällen — ortsunabhängig durch Web-Technologie, also auch von unterwegs.

Die Lösung stellt Formulare (Templates) zur Erfassung von Risikofällen zur Verfügung, die sicherstellen, dass jeder Fall mit allen erforderlichen Daten dokumentiert wird. Die Templates erzwingen eine strukturierte und konsistente Dokumentation durch den Verantwortlichen, und ersetzen unstrukturierte ad-hoc-Meldungen per E-Mail, Fax oder Telefon.

Das Risk Reporting Cockpit verfügt über Schnittstellen zu anderen IT-Systemen (ERP, CRM, Compliance Management, Datenbanken) des Unternehmens, sodass Daten nicht doppelt erzeugt und gespeichert werden müssen.

Wesentliche Eigenschaften

Das Risk Reporting Cockpit ist keine Standard-Applikation, sondern ein flexibles Konzept, das nach bestehenden Anforderungen konzipiert wird. Es ist mehrsprachig ausgeführt, und kann mehrere Mandanten bedienen.

Ein evtl. bereits vorhandenes Compliance Management System wird dadurch vervollständigt, und es kann auf Basis jeder IT-Architektur betrieben werden.

Es wird in einer sicheren System-Umgebung installiert, mit einer strikten Zugangskontrolle. Die Anwender-Kommunikation ist verschlüsselt, sodass es auch per Internet sicher angesprochen werden kann. Risk Reports können von autorisierten Anwendern ohne Hilfe von IT-Experten generiert werden, der Trainings-Aufwand ist für alle Anwender minimal. Das System ist für Manager, Juristen und Compliance-Mitarbeiter konzipiert und vermeidet jeglichen IT-Slang.

Das Risk Reporting Cockpit bietet spezielle Templates für verschiedene Benutzer: Rechtsanwalt, Compliance Officer, Projekt-Manager etc. Inhalt und Organisation (z.B. Pflichtfelder, Datums-Grenzen, ua.) des Templates können nach Erfordernis konfiguriert werden.

Ergebnis

Das Risk Reporting Cockpit vereinigt alle relevanten Risiko-Daten des Unternehmens in 1 System und liefert:

  • aktuelle Daten in beliebigen Sichten, ohne jeglichen Umfrage-Aufwand einen Überblick und Details, basierend auf Fakten
  • Unterstützung für Management-Entscheidungen

Es erlaubt auch eine Kontrolle über die Einhaltung der gesetzten Verhaltenscodizes und Richtlinien bis in die kleinsten Organisations-Einheiten.

Und es vermeidet eine meist hektisch angesetzte Suche nach Fakten und Daten bei einem „überraschend“ eingetretenen Problemfall, oder für die wiederkehrende Erstellung von Geschäftsberichten.

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